Tunja, Boyacá · Desde 2021
Construimos herramientas de IA que trabajan con los datos de la institución, no en su lugar
Somos un equipo pequeño con experiencia en diseño de sistemas de información y en el sector educativo colombiano.
Volver al inicioNuestra historia
Ocarina nació de una pregunta concreta
En 2021 un par de colegas que trabajaban con sistemas de información en instituciones educativas de Boyacá notaron algo repetido: las oficinas administrativas pasaban horas respondiendo preguntas que sus propios documentos ya resolvían. El problema no era falta de información; era que la información estaba en formatos que nadie consultaba.
La idea inicial era sencilla: tomar los documentos que la institución ya tiene —reglamentos, calendarios, guías de matrícula— y hacer que una herramienta los pudiera leer y responder a partir de ellos. Sin inventar, sin mezclar con fuentes externas, citando siempre el documento de origen.
El nombre Ocarina viene de un instrumento de cerámica de viento, de origen precolombino, presente en varias culturas de lo que hoy es Colombia. La idea de un instrumento hecho a mano, que produce sonido a través de sus cámaras, encajó bien con la forma en que pensamos el trabajo: estructurado, artesanal en su configuración, y construido sobre materiales propios de quien lo usa.
Desde entonces hemos ampliado el trabajo hacia dos frentes relacionados: la formación de docentes que quieren entender estas herramientas antes de tomar decisiones sobre ellas, y la revisión de datos institucionales que han crecido durante años en sistemas incompatibles. Los tres servicios comparten el mismo principio: la institución mantiene el control sobre sus datos y sus decisiones.
El equipo
Personas detrás del trabajo
Camilo Arenas
Diseño de sistemas e integración
Diseña la arquitectura de los asistentes y define las reglas de ingesta y rechazo. Lleva diez años trabajando con sistemas de información en el sector público en Boyacá.
Lucía Paredes
Formación docente y pedagogía
Diseña y facilita el Programa de Habilitación Docente. Fue docente de secundaria durante ocho años antes de dedicarse al acompañamiento en procesos de actualización pedagógica.
Mateo Rojas
Análisis y organización de datos
Lleva la revisión de datos institucionales: inventario, documentación de procedencias y propuesta de consolidación. Trabaja con bases de datos heterogéneas desde hace seis años.
Cómo trabajamos
Criterios que aplicamos en todos los proyectos
Acuerdo de confidencialidad previo
Antes de recibir cualquier documento interno de la institución, firmamos un acuerdo de confidencialidad que delimita el uso de la información.
Conjunto de evaluación antes de la entrega
Cada asistente se revisa con un conjunto de preguntas reales recopiladas durante el proyecto. Los resultados se comparten con la institución antes de la puesta en marcha.
Alcance definido desde el inicio
Cada servicio tiene un alcance escrito y acordado. Si la institución necesita algo fuera de ese alcance, lo tratamos como un trabajo separado, no como una ampliación implícita.
Transferencia de conocimiento al equipo interno
Al finalizar, el equipo de la institución sabe cómo actualizar el asistente, interpretar el catálogo de datos o aplicar la guía de discusión departamental. No quedamos como intermediario permanente.
Privacidad de datos estudiantiles
Los asistentes no procesan información nominativa de estudiantes. Los datos de revisión se trabajan en forma agregada y anonimizada cuando corresponde a registros personales.
Comunicación directa durante el proyecto
Hay un punto de contacto único por proyecto. Las actualizaciones de avance se entregan por escrito cada semana, sin reuniones de relleno.
Contexto y enfoque
Inteligencia artificial para el sector educativo colombiano
El sector educativo en Colombia tiene particularidades que importan cuando se diseña una herramienta de este tipo. Los colegios y los institutos manejan documentación oficial con formatos establecidos por normativa: calendarios académicos, reglamentos estudiantiles, planes de área. Esos documentos son el material de trabajo del asistente administrativo.
El contexto de Boyacá añade una capa adicional: muchas instituciones en municipios de tamaño mediano tienen personal administrativo reducido que atiende un volumen alto de consultas repetidas. El asistente reduce esa carga para preguntas de procedimiento, sin desplazar al personal en las situaciones que requieren juicio.
En cuanto a la formación docente, el punto de partida es que los estudiantes colombianos ya usan estas herramientas. El programa no busca que los docentes las prohíban ni que las adopten sin reflexión; busca que tengan suficiente comprensión para tomar esa decisión ellos mismos y para diseñar tareas que tengan sentido en ese contexto.
La organización de datos responde a una realidad que encontramos con frecuencia: años de registros en hojas de cálculo distintas, sistemas de gestión sin interfaz de exportación estándar y prácticas de archivo que varían según quién estaba en el cargo. El primer paso para cualquier mejora en ese frente es saber exactamente qué existe y dónde.
Hablemos sobre su institución
Si tiene preguntas sobre cómo alguno de los servicios podría encajar en su contexto específico, podemos conversar sin compromisos antes de formalizar cualquier cosa.
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