Tres servicios · Tres cámaras
Los tres servicios que ofrece Ocarina para instituciones educativas en Colombia
Cada servicio tiene un alcance delimitado, un plazo definido y un precio fijo. Puede contratarse de forma independiente según la necesidad de la institución.
Volver al inicioMetodología general
Cómo abordamos cada proyecto
Los tres servicios comparten un principio: la institución proporciona el material de trabajo —sus documentos, su equipo, sus registros— y Ocarina construye sobre ese material. No traemos soluciones prefabricadas que hay que adaptar al contexto; partimos del contexto para diseñar lo que tiene sentido ahí.
Antes de iniciar cualquier proyecto, acordamos por escrito el alcance, el cronograma de fases y los entregables. La institución sabe desde el primer día qué va a recibir y cuándo. Los puntos de revisión intermedios permiten ajustar sin sorpresas al final.
Diagnóstico y acuerdo de alcance
Conversación inicial sobre el contexto de la institución y definición escrita del alcance antes de iniciar.
Recopilación de material institucional
La institución comparte los documentos o registros necesarios, con acuerdo de confidencialidad previo.
Desarrollo y revisión con el equipo interno
Fases de trabajo con puntos de revisión y aprobación antes de avanzar.
Entrega y transferencia de conocimiento
Entregable final con sesión de recorrido para que el equipo interno pueda operar de forma autónoma.
Asistente para Oficinas Administrativas
Un asistente para el lado administrativo de colegios e institutos: responde preguntas del personal y de las familias sobre pasos de matrícula, calendarios, documentos requeridos y procedimientos internos, usando únicamente el material publicado por la institución y citando la fuente en cada respuesta. Se mantiene fuera de todo lo relacionado con decisiones académicas individuales de estudiantes, que permanecen con el personal. El alcance cubre la ingesta de documentos, las reglas de rechazo, una consola para la oficina y un conjunto de evaluación elaborado con consultas reales. Seis semanas.
Lo que incluye
Ingesta y configuración del material documental de la institución
Reglas de rechazo revisadas y aprobadas por la institución antes de la puesta en marcha
Consola de gestión para que el personal de la oficina actualice documentos de forma autónoma
Conjunto de evaluación construido con consultas reales de esa institución
Acuerdo de confidencialidad y documentación de configuración al cierre
Duración
Seis semanas
Precio
COP 2.750.000
Indicado para
Colegios e institutos cuyas oficinas administrativas atienden un volumen alto de consultas repetidas de familias y personal sobre procesos de matrícula, calendarios y trámites internos.
Indicado para
Departamentos docentes de colegios e institutos en Tunja que quieren construir una posición razonada sobre el uso de estas herramientas, ni prohibición sin reflexión ni adopción sin criterio.
Programa de Habilitación Docente
Cuatro semanas para el personal docente de colegios e institutos que quiere construir una posición razonada sobre estas herramientas, sin optar por la prohibición ni por la adopción sin criterio. Las sesiones cubren cómo funcionan las herramientas, qué hacen los estudiantes con ellas en la práctica, cómo diseñar tareas donde la herramienta sea parte declarada del método, y cómo hablar sobre la diferencia entre redactar y pensar. Cohortes de quince participantes en Tunja. Incluye una guía de discusión departamental y un conjunto de ejemplos de tareas trabajadas.
Lo que incluye
Cuatro sesiones presenciales en Tunja, una por semana, cohortes de hasta 15 docentes
Materiales de cada sesión adaptados al nivel y áreas de la institución
Guía de discusión departamental lista para usar en reuniones de área
Conjunto de ejemplos de tareas diseñadas para el contexto de la institución
Duración
Cuatro semanas
Precio
COP 640.000
Revisión de Organización de Datos Institucionales
Cinco semanas para instituciones que acumulan años de registros en sistemas incompatibles. Se inventaria lo que existe, se documentan la procedencia y los ciclos de actualización, se identifican los casos donde el mismo dato está guardado en tres lugares con tres respuestas distintas, y se propone una ruta de consolidación con una estimación de esfuerzo por paso. Las decisiones de acceso y retención permanecen con la institución; Ocarina describe las opciones y sus implicaciones operativas. Cierra con un catálogo escrito, el plan de consolidación y un recorrido con el equipo administrativo.
Lo que incluye
Inventario de todos los sistemas y registros existentes en la institución
Documentación de procedencias y ciclos de actualización por fuente
Mapa de duplicaciones y conflictos entre fuentes
Catálogo de datos escrito y plan de consolidación con estimación de esfuerzo por paso
Sesión de recorrido con el equipo administrativo al cierre
Duración
Cinco semanas
Precio
COP 1.950.000
Indicado para
Instituciones con varios años de historia que tienen registros en distintos sistemas y necesitan saber exactamente qué existe, dónde y en qué estado, antes de tomar decisiones de mejora.
Comparación de servicios
¿Cuál encaja mejor en su institución?
| Característica | Asistente Admin. | Programa Docente | Revisión de Datos |
|---|---|---|---|
| Duración | 6 semanas | 4 semanas | 5 semanas |
| Precio (COP) | 2.750.000 | 640.000 | 1.950.000 |
| Modalidad | Remota o presencial | Presencial en Tunja | Remota o presencial |
| Entregable principal | Asistente desplegado + consola | Guía departamental + ejemplos | Catálogo + plan de consolidación |
| Punto de partida recomendado | Documentos administrativos existentes | Cuerpo docente dispuesto a participar | Registros en dos o más sistemas incompatibles |
Los tres servicios son independientes. Una institución puede contratar cualquiera de ellos sin los otros, o combinarlos según sus prioridades.
Estándares compartidos
Criterios que aplican a los tres servicios
Confidencialidad desde el inicio
Acuerdo firmado antes de recibir cualquier documento o registro de la institución.
Alcance escrito y acordado
El alcance de cada servicio queda por escrito antes de iniciar. Cualquier trabajo fuera de ese alcance se presupuesta por separado.
Transferencia al equipo interno
Cada servicio cierra con una sesión de recorrido para que el equipo de la institución pueda operar de forma autónoma.
Precios
Precios por proyecto, sin suscripciones
Asistente Administrativo
COP 2.750.000
pago único por proyecto · 6 semanas
- Ingesta y configuración documental
- Consola de gestión
- Conjunto de evaluación
- Acuerdo de confidencialidad
Programa Docente
COP 640.000
por participante · 4 semanas · mín. 10 personas
- 4 sesiones presenciales en Tunja
- Materiales adaptados por área
- Guía de discusión departamental
- Ejemplos de tareas trabajadas
Revisión de Datos
COP 1.950.000
pago único por proyecto · 5 semanas
- Inventario completo de fuentes
- Mapa de duplicaciones
- Catálogo escrito
- Plan de consolidación con esfuerzo por paso
¿Tiene dudas sobre qué servicio corresponde a su situación?
Podemos revisar juntos el contexto de la institución y orientarle sobre cuál tiene más sentido como punto de partida.
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